Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca veri sorumlusu, Aidax yazılım hizmetini sunan hizmet sağlayıcıdır.

Veri sorumlusuna İletişim sayfasındaki kanallardan ulaşabilirsiniz.

• Kimlik ve iletişim: ad-soyad, cep telefonu numarası, varsa e-posta adresi, daire/blok bilgisi.
• Finansal işlem: borç kalemleri, ödeme tutar ve tarihleri, makbuz numaraları, havale dekontları.
• İşlem güvenliği: giriş kayıtları, oturum bilgisi, IP adresi.
• Talep içerikleri: arıza/şikâyet/öneri bildirimleri ve anket yanıtları.
• Demo/teklif talebi: tanıtım sitesindeki formda ilettiğiniz ad-soyad, telefon, e-posta, site adı, daire sayısı ve mesaj.
• Yönetici tahsilat bilgileri (yalnız kart tahsilatı açıldığında): yetkili ad-soyad, TCKN veya vergi numarası, IBAN, adres ve e-posta — ödeme kuruluşuna iletilmek üzere.

Kart bilgileri işlenmez. Kredi kartı numarası, son kullanma tarihi ve CVC bilgileri Aidax sunucularına hiçbir aşamada iletilmez; kart tahsilatı etkinleştirildiğinde bu veriler yalnızca lisanslı ödeme kuruluşunun güvenli ödeme sayfasında işlenir.

• Aidat ve ek masraf borçlarının oluşturulması, takibi ve tahsilatı (sözleşmenin ifası).
• Ödeme kayıtlarının tutulması ve makbuz/ekstre düzenlenmesi (sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülük).
• Yönetim ile sakinler arasındaki duyuru, toplantı, anket ve talep iletişiminin sağlanması (meşru menfaat).
• Kat Mülkiyeti Kanunu ve vergi mevzuatı kapsamındaki kayıt ve raporlama yükümlülükleri (hukuki yükümlülük).
• Hesap güvenliğinin sağlanması ve yetkisiz erişimin önlenmesi (meşru menfaat).
• Demo/teklif taleplerinin değerlendirilmesi ve talep sahibine dönüş yapılması (sözleşmenin kurulması için gerekli olması, ilgili kişinin talebi).

Tanıtım sitesindeki talep formunu doldurduğunuzda ilettiğiniz bilgiler yalnızca size dönüş yapmak, ihtiyacınıza uygun teklifi hazırlamak ve kurulumu planlamak için kullanılır. Bu bilgiler pazarlama amaçlı listelere eklenmez ve üçüncü kişilere aktarılmaz. Talebiniz hizmet ilişkisine dönüşmezse kaydınız, oluşturulmasından 1 yıl sonra sistem tarafından otomatik olarak silinir. Daha erken silinmesini isterseniz md. 11'deki başvuru kanalından talep edebilirsiniz; kayıt talebiniz üzerine silinir.

Kişisel veriler yalnızca hizmetin sunulması için zorunlu olan taraflarla paylaşılır:

• Barındırma ve altyapı sağlayıcıları: uygulamanın çalıştırılması ve verilerin saklanması amacıyla. Veritabanı Avrupa Birliği (Frankfurt) bölgesinde tutulur; uygulama sunucuları, bulut sağlayıcısının bölge yapılandırmasına göre Avrupa Birliği dışında da bulunabilir (bkz. md. 6).
• Apartman/site yönetimi: sakinlerin borç ve ödeme bilgileri, yönetim faaliyetinin yürütülmesi kapsamında ilgili yöneticiye görünür.
• Yapay zekâ hizmet sağlayıcısı (yalnız özellik açıksa): havale dekontlarının otomatik okunması özelliği etkinleştirildiğinde, yüklenen dekont görüntüsü yurt dışında yerleşik bir yapay zekâ sağlayıcısına iletilir. Bu özellik standart kurulumda kapalıdır; kapalıyken her dekont yalnızca yöneticinin gözüyle incelenir ve hiçbir yere gönderilmez.
• Ödeme kuruluşu (yalnız kart tahsilatı açıksa): kart ile tahsilatın etkinleştirildiği kurulumlarda, ödeme işleminin gerçekleştirilmesi ve yönetimin tahsilat hesabının tanımlanması amacıyla 6493 sayılı Kanun kapsamında yetkilendirilmiş ödeme kuruluşuna aktarım yapılır.
• Yetkili kamu kurumları: mevzuattan doğan talep hâlinde.

Kişisel veriler pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya kiralanmaz.

Yukarıda sayılan altyapı ve yapay zekâ hizmetlerinin bir kısmı yurt dışında yerleşik sağlayıcılardan alınmaktadır. Bu kapsamda:

• Hesap, borç ve ödeme kayıtları Avrupa Birliği (Frankfurt) bölgesindeki veritabanında saklanır.
• Uygulamanın çalıştığı sunucular bulut sağlayıcısının bölgesine göre Avrupa Birliği dışında bulunabilir; bu durumda veriler işlenme amacı ile sınırlı olarak yurt dışına aktarılmış olur.
• Dekont okuma özelliği açıksa, dekont görüntüsü yurt dışında yerleşik yapay zekâ sağlayıcısına iletilir. Sağlayıcı bu görüntüleri yalnızca isteği yanıtlamak için kullanır.

Aktarımlar KVKK md. 9 çerçevesinde, sözleşmenin ifası için gerekli olması ve uygun güvenceleri içeren sağlayıcı sözleşmeleri esas alınarak yapılır. Yurt dışına aktarımın kapsamı hakkında ayrıntılı bilgiyi md. 11'deki iletişim kanalından talep edebilirsiniz.

Aidax, apartman yönetiminin talimatıyla sakinlere uygulama içi bildirim gönderir. SMS, e-posta veya WhatsApp gönderimi ayrı bir sağlayıcı entegrasyonu gerektirir; standart kurulumda kapalıdır ve yalnız talep üzerine, ilgili sağlayıcı bağlanarak etkinleştirilir. Gönderilen mesajlar iki gruba ayrılır:

• İşlem/bilgilendirme mesajları: borç oluşturma, son ödeme tarihi hatırlatması, ödeme onayı, makbuz bildirimi gibi mevcut borç ilişkisinin gereği olan mesajlar. Bunlar ticari elektronik ileti sayılmaz ve onay gerektirmez.
• Diğer duyurular: toplantı çağrısı, anket, genel duyuru gibi mesajlar yönetim tarafından gönderilir; içeriğinden ve gerekli bilgilendirmelerden Yönetim sorumludur.

Aidax, sakinlere kendi adına pazarlama/reklam amaçlı ticari elektronik ileti göndermez. Bildirim almak istemiyorsanız önce apartman/site yönetiminize, çözülmezse bize başvurabilirsiniz.

Mali kayıtlar ilgili mevzuat uyarınca 10 yıl; hesap ve iletişim verileri hizmet ilişkisi sürdüğü müddetçe ve sona ermesinden itibaren zamanaşımı süreleri boyunca saklanır. Demo/ teklif talepleri için md. 4'teki süre uygulanır. Süre dolduğunda veriler silinir veya anonim hâle getirilir.

• Tüm trafik HTTPS ile şifrelenir.
• Şifreler geri döndürülemez biçimde (scrypt) özetlenerek saklanır.
• Oturumlar imzalı çerezlerle yönetilir; yetkilendirme her istekte sunucu tarafında doğrulanır.
• Dekont ve fatura belgeleri herkese kapalı depolama alanında tutulur; yalnız yetkili kullanıcıya sunulur.
• Yönetici işlemleri denetim kaydına (log) yazılır.

KVKK md. 11 uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme, işlemeye itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Taleplerinizi İletişim sayfasındaki kanallardan yazılı olarak iletebilirsiniz; başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.